【美国留学紧急情况应对】2025年申诉信撰写技巧及注意事项

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文章主要探讨了美国留学生在遭遇学术处分后的应对策略,详细介绍了不同类型的处分及其应对方式,如挂科、学术警告、留校察看、停学和开除。文章强调,学生在收到处分通知后,有机会提交申诉,争取减轻或撤销处分。申诉的有效性取决于学生的态度、情况分析和后续计划,申诉信的撰写至关重要,需保持诚恳、客观并提供相关证据。通过案例分析,展示了成功申诉的策略和方法,强调了及时行动和准备充分的重要性。文章还提供了申诉信的写作模板和注意事项,鼓励学生在面对处分时积极寻求帮助并制定合理的改善计划。总的来说,文章为学生提供了实用的指导,助力他们在学术生活中应对挑战。全文大约需要8分钟阅读时间。*

更新时间:2025年01月24日

更新内容:更新了王同学的处分时间和申诉时间,以确保内容的准确性;增加了对每种处罚类型的应对策略,以增强内容的实用性和深度;更新了引用的学校政策和后果部分,确保引用的内容是最新的。

学生在违纪后,会收到学校下达的有关处罚的决定的书面通知。在通知中会阐述因学生的某一行为违反了学校的某一规定,从而对学生进行相应的惩罚,通知中一般会包括学校掌握的相关证据,以及有关学生身份的处置。处罚内容包括:

  • 挂科(Failing a course):学生未能达到课程要求,导致课程成绩为F。

    • 应对策略:学生应及时与授课教师沟通,了解未通过的原因,并请求补救措施,如补交作业或参加补考。同时,制定学习计划,确保在下个学期能提高成绩。
  • 学术警告(Academic Warning):学校对学生学业表现不佳的正式警告,通常是因为未能达到最低学业标准。

    • 应对策略:学生应主动寻求学术辅导,参加学习小组,或利用学校的学习资源,提升自己的学术能力。此外,学生可以向学术顾问咨询,制定改进计划。
  • 留校察看(Probation):学生在一定期限内需改善学业表现,否则可能面临更严重的后果。

    • 应对策略:学生需要认真分析自己的学习情况,设定明确的学业目标,并定期与学术顾问沟通进展。同时,保持良好的出勤率和参与度,展示出积极的学习态度。
  • 停学(Suspension):学生在一定时间内被禁止上课,通常是因为严重的学术不诚实行为。

    • 应对策略:学生应在停学期间反思自己的行为,考虑如何改正错误,并在申诉时提供具体的改进计划。同时,寻求心理辅导或支持,以帮助自己渡过难关。
  • 开除(Expulsion):学生被永久性地解除在校身份,无法再入学。

    • 应对策略:虽然开除的情况较为严重,但学生仍可通过申诉程序争取复学。需要准备充分的材料,证明自己已经认识到错误并愿意改正。

一般情况下,学校第一次下达的处分通知并不是最终决定,通常允许学生有一次表明自身情况的机会。若学生不服学校的处分,可以提交材料要求学校重新审理违纪。这一过程被称为申诉(Appeal)。那么,哪种情况下学生需要申诉,又该如何进行申诉才能最大程度为自己争取减免处分呢?下面我们就一起来看看关于申诉信的详细信息。

一、哪些人需要申诉?

一般来说,学生在收到学校的处分通知后,都有进行申诉的机会。美国大学校园内常发生的申诉情况分为以下两种:

  1. 学生认为自己是无辜的,希望通过申诉表明自己的清白;
  2. 学生承认自己的不诚信行为,但认为学校下发的处分过于严重,希望能够通过申诉降低处分类型。

不管是以上哪种情况,选择申诉都并不代表着一定会成功,学校也不一定会酌情减免学生的处分。但是不可否认的是,这毕竟是一次宝贵的机会,学生应该学会加以充分利用,通过申诉为自己争取最好的结果。

二、申诉的作用是什么?

学校通常会给收到学术处分通知的学生一次申诉的机会,这一次机会对违纪的学生是十分重要的。如果学校认可接受学生的申诉,可以减轻甚至撤销对学生的处分。面对学校的处分,最重要的手段就是申诉信。使用申诉办法时的每分每秒都很关键,因为这关乎学生最终是否可以留校。接到学校处罚通知时,学生应第一时间分析自身情况,发现造成现在后果的原因,以及制定出相应计划来提高学术成绩。一味的找理由,解释学术表现不佳的原因是很难被学校认可的。学校更看重的是真正影响学生学术的问题源头,学生的态度和未来计划。冷静分析当前现状,不把紧张和恐惧等情感带入到申诉信中就会是一个很好的开始。用“有且仅有一次”来形容申诉信是再好不过了。学校通常会很大方地给予学生申诉机会。一旦学生搞砸了第一次,那么对不起,没有第二次了。

申诉信对于学生的意义就是让学生来决定自己的处罚后果。

例如曾有两位情况相似的学生,两人均因为一些家庭因素导致学业成绩不合格而被学校给予开除的处分。一位同学在收到学校处分决定后心灰意冷,直接接受了学校的处分放弃申诉,导致学生身份失效需要立刻离境,也因为学术记录中留下了开除的处分记录导致在日后的学校申请过程中屡屡受挫。

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而另一位同学在收到处分中决定上诉,在申诉信中详细向学校解释了自己学术成绩不佳的原因,并表示会采取充分措施在日后的学习生活中保持良好的学术成绩。学校在重新审理这一违纪后,认为该学生态度良好可信,最终决定将对学生的处分改为留校察看。这一变化不仅使学生保留了合法的学生身份,也避免了日后在申请时可能遇到的问题。虽然申诉并不一定能保证学校会减轻或撤销对学生的处分,但对于收到处分的学生来说还是非常值得争取的一次机会。

三、如何进行申诉?

在学校下达的处分通知中,一般在最后一部分会写明如果学生对处分有异议,可通过某种学校规定的方式,如提交表格或声明,发起申诉。可提起申诉的有效期根据学校规定各有不同,一般为10-20个自然日,如果学生在指定时间内没有发起申诉,则学校默认学生接受处分。若学生决定申诉,则应在指定时间内按照学校的指定方式提出申诉。

在申诉的过程中,最常用也是最重要的材料是申诉信(Appeal Letter)。申诉信是学生在收到学校的学术处罚决定后提交给学校的文字材料,是学生向学校请求减轻甚至撤销处罚的一项重要材料。若学生承认学术违纪,可在申诉信向学校表达悔过并请求改正的机会,若学生不承认学术违纪,可在申诉信中分辨是非。一般情况下,学校在收到学生的申诉材料后,会由学术诚信委员会举办一次听证会,根据学生提交的申诉材料和学生的表现决定是否改判对学生违纪行为的处罚结果。

申诉信的写作模板

撰写申诉信时,可以参考以下结构:

  1. 联系信息

    • 学生姓名
    • 学生地址
    • 学生邮箱
    • 学生电话
  2. 日期
  3. 收件人信息

    • 收件人姓名
    • 收件人职务
    • 学校名称
    • 学校地址
  4. 开头

    • 尊敬的[收件人姓名],
    • 我希望您一切安好。我写信是为了正式申诉关于[具体决定或情况的简要说明]的决定。
  5. 正文

    • 详细说明事件的背景和情况。
    • 说明您认为该决定不公正的理由,并提供相关证据。
    • 说明您希望的结果(例如,撤销处分、降低处分等)。
  6. 结尾

    • 感谢您抽出时间考虑我的申诉。
    • 提供您的联系信息,以便对方可以与您进一步沟通。
    • 此致,
    • [您的姓名]

四、申诉的注意事项有哪些?

撰写申诉材料时最重要的一个技巧是,学生需要在对事件的来龙去脉进行完整客观陈述的前提下,态度诚恳地表明自己的难处,博得学校的同情。换句话说,如果学生确实触犯了学校的诚信条例,在承认自己犯错的同时,可以提供证据说明自己当时面临的困境,比如亲人过世的打击或是疾病缠身的烦扰等。同时,学生也要真诚地表现出自己想要继续求学的意念和进行改变的决心。这些基于事实的“借口”可以帮助学校设身处地从学生的角度出发看待整起事件,学生更有机会可以获得宽大处理。

聪明的学生为了表明自己想要改变的决心,还会做一份完整的学期计划表随申诉信一起递交给学校。所谓的学期计划表就是学生针对本学期未完成的课程或下学期课程做一份详细的学习计划,内容可以包括准备修读哪些课程、这些课程的优先级是什么、每周具体准备在每门课程上花费多长时间、如何进行成绩的提升以及如何充分利用学校资源等等。学生甚至还可以对自己努力之后的成绩做出预期,比如下学期的目标是把数学成绩从“C”提高到“B+”,计划列得越详细越好越能获得学校的好感。

需要注意的是:学生在撰写申诉信时的语气也非常重要,要保持不卑不亢,尽量避免任何情绪化言语的出现,更不能把所有的责任都推卸到学校、教授或其他相关人员的身上。除此之外,学生也绝不能以减免处分为目的编造不真实信息提供给学校。美国大学向来以诚信为重,一旦出现这种情况,不仅原有的处分无法撤销,学校甚至还会对学生实施更为严厉的处分决定,如停学、劝退或直接开除等。总之一句话,申诉的原则是表述属实,技巧是态度诚恳,相信做到这两点的学生自然会有所收获。

五、案例分析

1、案例一

加州大学欧文分校(University of California, Irvine)读书的王同学在2025年春季学期因为成绩不好得到了学校的留校察看处分,学校规定如果在之后的学期中王同学能够提高自己的成绩,那么之前的处分则可以取消。然而到了2025年秋季学期,王同学的成绩还是没有起色,学校最终决定在2025年9月1日给他停学的处分。收到处分的王同学十分担心,找到了续航教育寻求帮助。

续航教育老师与王同学深谈后得知,王同学在得到第一次留校察看处分后其实已有悔过之心,想要好好学习提高自己的成绩。但由于在第三个学期不巧遭遇自己的爷爷因癌症住院,再加上父母离婚导致无心学习,这才使得王同学的成绩一直没有进步。

了解了王同学的经历之后,续航教育的老师建议他在2025年9月5日提交申诉信,并提供爷爷的住院证明以及父母的离婚声明来向学校解释自己上学期无法全心投入学习的原因。另外根据王同学的学习习惯,续航教育的老师还帮助他制订了未来一学年的学习计划。幸运的是,当学校在2025年9月15日审核了王同学准备的申诉材料之后,感受到了他想要努力改变自己的态度,最终撤销了王同学的停学处分,继续保持留校察看。如果之后王同学努力学习,将自己的成绩保持到GPA2.0以上,学校则会撤销所有处分。

2、案例二

潘同学慌乱之中也百思不得其解,明明已经跟学校请假了为什么还会被学校处分呢?面对着一学期的停学处分,潘同学既委屈又不知所措,不知道该怎么跟学校解释,也不知道回国该如何面对殷切的父母。在四处求助朋友同学后,找到了续航教育。

续航教育的老师首先安抚了潘同学慌乱的情绪,然后认真倾听并分析了潘同学的案例后,得出了初步结论和应对方法。首先这件事情是一个honest mistake(无心之失),连续两周的缺勤是完全有正当原因的,学校给出的这个处理建议是过于严苛且不合理的。所以我们要积极地去跟学校申诉,让学校从学生的角度来了解事情的真实情况,恳请学校撤回处分。

续航教育专业的申诉团队在跟潘同学详细的了解情况后,立即开始起草撰写申诉信,并让潘同学提供了一些当时受伤的照片作为辅助证据,以及联系当时在场的学生来作为证人。在短短的36小时内,就将申诉信和申诉材料汇总收集整理好,交由潘同学递交给学校进行申诉。学校在审阅过申诉信和申诉材料后,对事实有了全面的了解,最终同意将停学处分减为留校察看(Probation)。

参考资料:

  1. Northern Illinois University. (2024). Consequences for Academic Dishonesty. Retrieved from NIU
  2. Yale University. (2024). Academic Penalties and Restrictions. Retrieved from Yale
  3. Howard University. (2024). Academic Standing. Retrieved from Howard
  4. UNC Charlotte. (2024). Code of Student Academic Integrity. Retrieved from UNC Charlotte
  5. PandaDoc. (2024). How to Write an Appeal Letter: Guide and Examples. Retrieved from PandaDoc
  6. The Balance. (2024). How to Write an Appeal Letter (With Examples). Retrieved from The Balance

大家都在问的问题:


问题1: 学生在收到处分通知后应该如何及时应对?
学生在收到处分通知后,首先应冷静分析自己的情况,了解处分的原因,并与相关教师或学术顾问进行沟通,寻求建议和帮助。同时,学生应尽快制定改进计划,明确未来的学习目标和行动步骤,以便在申诉过程中展示出积极的态度和改正的决心。


问题2: 申诉信的主要内容应该包括哪些部分?
申诉信应包括以下几个部分:联系信息(姓名、地址、邮箱、电话)、日期、收件人信息(姓名、职务、学校名称、地址)、开头(简要说明申诉的目的)、正文(详细描述事件背景、认为决定不公的理由及相关证据、希望的结果)以及结尾(感谢收件人并提供进一步联系信息)。这样的结构能帮助清晰地表达申诉的内容。


问题3: 学生在申诉过程中应注意哪些事项?
在申诉过程中,学生应保持诚恳的态度,客观描述事件的经过,避免情绪化的言辞。同时,学生不应推卸责任,必须承认自己的错误并表明改正的决心。此外,提供真实的信息和证据是至关重要的,因为任何虚假信息可能导致更严重的后果。


问题4: 申诉的成功率有多高?学生如何提高成功的机会?
申诉的成功率因情况而异,但学生可以通过充分准备和清晰表达来提高成功的机会。具体来说,学生应详细分析自己的情况,提供相关证据,制定切实可行的改进计划,并在申诉信中表现出对未来学习的承诺和积极态度。学校通常更倾向于接受那些表现出悔过和改正意愿的学生的申诉。


问题5: 学校对于申诉的处理流程是怎样的?
学校收到申诉信后,通常会由学术诚信委员会进行审查,并可能召开听证会。在听证会上,学生可以陈述自己的情况,提交证据,委员会将根据学生的表现和提供的材料决定是否减轻或撤销处罚。学生应在规定的时间内提交申诉材料,以确保申诉能够被受理。


*简介与问答内容由续航AI小助手根据文章内容总结发散,仅供参考,如有冲突请以正文内容为准

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