【美国留学紧急情况应对】申诉信怎么写及注意事项

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一、什么是申诉?

学生在违纪后,会收到学校下达的有关处罚的决定的书面通知。在通知中会阐述因学生的某一行为违反了学校的某一规定,从而对学生进行相应的惩罚,通知中一般会包括学校掌握的相关证据,以及有关学生身份的处置。处罚内容包括挂科、学术警告留校察看停学开除。一般情况下,学校第一次下达的处分通知并不是最终决定,一般允许学生有一次表明自身情况的机会。若学生不服学校的处分,可以提交材料要求学校重新审理违纪。这一过程被称为申诉 Appeal。

二、哪些人需要申诉?

一般来说,学生在收到学校的处分通知后,都有进行申诉的机会。美国大学校园内常发生的申诉情况分为以下两种:(1)学生认为自己是无辜的,希望通过申诉表明自己的清白;(2)学生承认自己的不诚信行为,但认为学校下发的处分过于严重,希望能够通过申诉降低处分类型。不管是以上哪种情况,选择申诉都并不代表着一定会成功,学校也不一定会酌情减免学生的处分。但是不可否认的是,这毕竟是一次宝贵的机会,学生应该学会加以充分利用,通过申诉为自己争取最好的结果。

三、申诉的作用是什么?

学校通常会给收到学校学术处分通知的学生一次申诉的机会,这一次机会对违纪的学生是十分重要的,如果学校认可接受学生的申诉,可以减轻甚至撤销对学生的处分。例如曾有两位情况相似的学生,两人均因为一些家庭因素导致学业成绩不合格而被学校给予开除的处分。一位同学在收到学校处分决定后心灰意冷,直接接受了学校的处分放弃申诉,导致学生身份失效需要立刻离境,也因为学术记录中留下了开除的处分记录导致在日后的学校申请过程中屡屡受挫。

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而另一位同学在收到处分中决定上诉,在申诉信中详细向学校解释了自己学术成绩不佳的原因,并表示会采取充分措施在日后的学习生活中保持良好的学术成绩。学校在重新审理这一违纪后,认为该学生态度良好可信,最终决定将对学生的处分改为留校察看。这一变化不仅使学生保留了合法的学生身份,也避免了日后在申请时可能遇到的问题。虽然申诉并不一定能保证学校会减轻或撤销对学生的处分,但对于收到处分的学生来说还是非常值得争取的一次机会

四、如何进行申诉?

在学校下达的处分通知中,一般在最后一部分会写明如果学生对处分有异议,可通过某种学校规定的方式,如提交表格或声明,发起申诉。可提起申诉的有效期根据学校规定各有不同,一般为10-20个自然日,如果学生在指定时间内没有发起申诉,则学校默认学生接受处分。若学生决定申诉,则应在指定时间内按照学校的指定方式提出申诉。

在申诉的过程中,最常用也是最重要的材料是申诉信Appeal Letter)。申诉信是学生在收到学校的学术处罚决定后提交给学校的文字材料,是学生向学校请求减轻甚至撤销处罚的一项重要材料。若学生承认学术违纪,可在申诉信向学校表达悔过并请求改正的机会,若学生不承认学术违纪,可在申诉信中分辨是非。一般情况下,学校在收到学生的申诉材料后,会由学术诚信委员会举办一次听证会,根据学生提交的申诉材料和学生的表现决定是否改判对学生违纪行为的处罚结果。

五、申诉的注意事项有哪些? 

撰写申诉材料时最重要的一个技巧是,学生需要在对事件的来龙去脉进行完整客观陈述的前提下,态度诚恳地表明自己的难处,博得学校的同情。换句话说,如果学生确实触犯了学校的诚信条例,在承认自己犯错的同时,可以提供证据说明自己当时面临的困境,比如亲人过世的打击或是疾病缠身的烦扰等。同时,学生也要真诚地表现出自己想要继续求学的意念和进行改变的决心。这些基于事实的“借口”可以帮助学校设身处地从学生的角度出发看待整起事件,学生更有机会可以获得宽大处理。

聪明的学生为了表明自己想要改变的决心,还会做一份完整的学期计划表随申诉信一起递交给学校。所谓的学期计划表就是学生针对本学期未完成的课程或下学期课程做一份详细的学习计划,内容可以包括准备修读哪些课程、这些课程的优先级是什么、每周具体准备在每门课程上花费多长时间、如何进行成绩的提升以及如何充分利用学校资源等等。学生甚至还可以对自己努力之后的成绩做出预期,比如下学期的目标是把数学成绩从“C”提高到“B+”,计划列得越详细越好越能获得学校的好感。

需要注意的是:学生在撰写申诉信时的语气也非常重要,要保持不卑不亢,尽量避免任何情绪化言语的出现,更不能把所有的责任都推卸到学校、教授或其他相关人员的身上。除此之外,学生也绝不能以减免处分为目的编造不真实信息提供给学校。美国大学向来以诚信为重,一旦出现这种情况,不仅原有的处分无法撤销,学校甚至还会对学生实施更为严厉的处分决定,如停学、劝退或直接开除等。总之一句话,申诉的原则是表述属实,技巧是态度诚恳,相信做到这两点的学生自然会有所收获。

六、案例分析

1、案例一

加州大学欧文分校读书的王同学在前两个学期因为成绩不好得到了学校的留校察看处分,学校规定如果在之后的学期中王同学能够提高自己的成绩,那么之前的处分则可以取消。然而到了第三个学期,王同学的成绩还是没有起色,学校最终决定给他停学的处分。收到处分的王同学十分担心,找到了续航教育寻求帮助。

续航教育老师与王同学深谈后得知,王同学在得到第一次留校察看处分后其实已有悔过之心,想要好好学习提高自己的成绩。但由于在第三个学期不巧遭遇自己的爷爷因癌症住院,再加上父母离婚导致无心学习,这才使得王同学的成绩一直没有进步。

了解了王同学的经历之后,续航教育的老师建议他拿到爷爷的住院证明以及父母的离婚申明来向学校解释自己上学期无法全心投入学习的原因。另外根据王同学的学习习惯,续航教育的老师还帮助他制订了未来一学年的学习计划。幸运的是,当学校看到了王同学准备的申诉材料之后,感受到了他想要努力改变自己的态度,最终撤销了王同学的停学处分,继续保持留校察看。如果之后王同学努力学习,将自己的成绩保持到GPA2.0以上,学校则会撤销所有处分。

2、案例二

潘同学慌乱之中也百思不得其解,明明已经跟学校请假了为什么还会被学校处分呢?面对着一学期的停学处分,潘同学既委屈又不知所措,不知道该怎么跟学校解释,也不知道回国该如何面对殷切的父母。在四处求助朋友同学后,找到了续航教育。

续航教育的老师首先安抚了潘同学慌乱的情绪,然后认真倾听并分析了潘同学的案例后,得出了初步结论和应对方法。首先这件事情是一个honest mistake(无心之失),连续两周的缺勤是完全有正当原因的,学校给出的这个处理建议是过于严苛且不合理的。所以我们要积极地去跟学校申诉,让学校从学生的角度来了解事情的真实情况,恳请学校撤回处分。

续航教育专业的申诉团队在跟潘同学详细的了解情况后,立即开始起草撰写申诉信,并让潘同学提供了一些当时受伤的照片作为辅助证据,以及联系当时在场的学生来作为证人。在短短的36小时内,就将申诉信和申诉材料汇总收集整理好,交由潘同学递交给学校进行申诉。学校在审阅过申诉信和申诉材料后,对事实有了全面的了解,最终同意将停学处分减为probation(留校察看)。

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